Leistungsverzeichnis
Grundleistungen und variable Leistungen
Objektbuchhaltung
- Innovativer Zahlungsverkehr mit Lastschrifteinzug der Hausgelder
- Objektbuchhaltung mit Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeldern/Sonderumlagen sowie Rechnungskontrolle und Rechnungsanweisung
- Lohnbuchhaltung mit den erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft
Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan
- Hausgeldabrechnung sowie Gesamt- und Einzelwirtschaftsplan zeitnah über ein zertifiziertes Softwareprogramm „HausPerfekt“
- Vermögensbericht
- Aufteilung der Kosten nach auf den Mieter umlagefähige/nicht umlagefähige Kosten nach der Betriebskostenverordnung
- Bescheinigung über haushaltsnahe Dienstleistungen
- Veranlassen von Heizkostenabrechnungen
- Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser-/Stromverbrauch)
Kostenmanagement
- Errechnen und Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen
- Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten, Festgeld- und Sparkonten zu günstigen Konditionen
Alles rund um die professionelle Eigentümerversammlung
- Vorbereitende Beiratssitzungen
- Professionelle Beschlussvorbereitungen und Eigentümerversammlungen
- Erstellen der Beschlussniederschrift einschließlich Versenden an alle Eigentümer sowie Führen der Beschlusssammlung durch unverzügliche Eingabe in die Software „Hausperfekt“
- Umsetzung bzw. Durchführung von Beschlüssen der Eigentümerversammlung
Objektbetreuung
- Objektbegehungen nach gesonderter Vereinbarung
- Werterhaltung und Wertsteigerung der Immobilien, d.h. Sanierung und Modernisierung
- Vorbereiten und Veranlassung von Handwerkerangeboten und Auftragsvergaben
- Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschließlich Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit der Versicherung
- Kontrolle von Verkehrssicherungspflichten
Vertragsmanagement
- Abschluss von kostengünstigen Wartungs- und Versicherungsverträgen, Dienstleistungs- und Lieferverträgen sowie Überwachen der Verträge
- Vorbereiten und Organisieren von TÜV-, Brandschutz- und Blitzschutzprüfungen
- Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüche)
- Betreuung von Miet- oder sonstigen Gebrauchsüberlassungsverträgen der Gemeinschaft mit Dritten oder Eigentümern
Korrespondenz mit Eigentümern, Behörden, Lieferanten
- Rundschreiben an Eigentümer und Hausaushänge
- Ggf. Schlüsselbestellungen
- Bearbeiten von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung
Sonstiges
- Pflege, Weiterführung und Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen in kaufmännisch Grundsätzen entsprechend geordneter, insbesondere digitaler Form
- Abwicklung der Legionellenbeprobung nach der Trinkwasserverordnung
- Veranlassen von Energieausweisen
Sonderleistungen
- Verwaltungszustimmung bei Veräußerungen
- Bearbeiten von Gerichtsverfahren für den von der Gemeinschaft beauftragten Prozeßbevollmächtigten sowie Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Ortsterminen, Besprechungen nach Zeitaufwand und Auslagen für Kopien, Porti etc.
- Information der Eigentümer über den aktuellen Verfahrensstand von laufenden Gerichtsverfahren (Beschlussanfechtungen, Nachbarklagen etc.) nach Zeitaufwand und Auslagen für Kopien, Porti etc.
- Fertigung von Kopien auf Wunsch für Sondereigentümer
- Außerordentliche Eigentümerversammlungen nach Zeitaufwand und Auslagen für Kopien, Porti etc.
- Anfertigung von Abrechnungen bei Eigentümerwechsel für Voreigentümer und für Eigentümer
- Erstellen von Betriebskostenabrechnungen für Mieter